Que vous organisiez une réception du type mariage, un anniversaire, une soirée ou un séminaire d’entreprise, la location de salles est souvent un passage obligé pour accueillir plusieurs dizaines de personnes dans de bonnes conditions. Se pose alors la question du lieu à trouver pour que votre événement soit pleinement réussi. A ce titre, il est préférable de respecter certaines règles de bon sens pour ne pas gâcher la fête.
Selon votre réception, la salle à louer sera bien entendu très différente. Malgré tout, la recherche et le choix de la location de cette salle devra respecter certains critères communs à tous les événements. Nous en avons retenu 3 principaux qui devraient vous permettre d’éviter les catastrophes.
Une adresse adaptée à votre événement
Qu’il s’agisse d’un mariage, d’une fête de famille ou d’un séminaire, l’adresse du lieu que vous choisirez à son importance. Evidemment, vous pourrez accepter de faire quelques dizaines de kilomètres pour un mariage de prestige dans un château ou une belle propriété, ce qui ne sera pas forcément le cas pour un simple anniversaire. Attention donc à ne pas imposer trop de kilomètres à vos invités.
Dans le même esprit, soyez attentifs à l’environnement direct du lieu choisi. Selon l’importance et le prestige de l’événement, autant privilégier une salle dans un bâtiment adapté à votre réception. La location d’une simple salle communale froide et impersonnelle peut gâcher un mariage. De même, se retrouver dans un milieu très urbanisé pour une soirée très tardive peut compliquer la cohabitation tardive avec les voisins et totalement gâcher la fin de votre réception.
Selon l’adresse choisie, pensez également aux modes transport possibles pour vos invités, aux places de parking disponibles, et à l’accès pour des personnes à mobilité réduite, personnes âgées ou handicapés. Autant de détails en apparence, mais qui seront des gages de réussite de votre événement s’ils sont anticipés.
Une salle chaleureuse et fonctionnelle
Si l’adresse est à considérer, la salle est évidemment essentielle dans la réussite de votre réception. Elle doit bien entendu être suffisamment grande pour accueillir vos invités. Selon l’événement, vous pourrez accepter de piétiner quelque peu, s’il s’agit par exemple un cocktail dinatoire. En revanche, il faudrait voir plutôt large s’il s’agit d’un mariage ou d’une soirée tardive qui devra prévoir un espace « dancing ». Attention à l’inverse à ne pas voir trop grand et vous retrouver dans un hall de gare froid et anonyme.
Dans le même esprit, soyez vigilants sur l’équipement indispensable à votre événement. Avant d’évoquer l’intérieur de la salle, avez-vous besoin d’espace extérieur, d’une terrasse, d’un jardin, d’un parc ? En fonction de la saison, de la réception et de la région, peut-être d’ailleurs que votre événement peut se dérouler exclusivement en extérieur. Louer un jardin vous offrira plus d’opportunités à un prix souvent plus abordable. Dans ce cas, vous aurez besoin de barnums, quasiment indispensables si votre réception est nocturne, d’éventuels chauffages d’appoint, éventuellement d’un barbecue, d’éclairage extérieur, etc.
S’agissant de la salle en elle-même, privilégiez les lieux avec du cachet plutôt que des entrepôts froids et impersonnels. En matière de location de salles, vous trouverez fréquemment des annonces pas ou peu meublées, sans véritable décoration. Si pour un mariage, cela peut se corriger avec une décoration adaptée, pour un événement plus classique, ce type de salles sans aucun charme peut être problématique, car vous n’aurez pas toujours le temps ni le budget pour investir dans cette décoration d’un jour ou d’un soir.
Enfin, faites la liste des équipements indispensables. Selon votre réception, il pourra s’agir de la vaisselle, des luminaires, d’une sono, de la décoration minimale, d’un mur ou écran de projection, etc. Si certains pourront être amenés pour l’événement, il sera néanmoins plus simple si le lieu choisi est déjà partiellement équipé et ou décoré.
Un prix cohérent
En matière de location de salles, tous les prix existent et parfois les plus fous. Pour certains événements comme les mariages, certains lieux sont réservés très en amont tant ils sont demandés. Pour ces salles, le prix est généralement élevé voire très élevé. Ce qui est rare est cher, c’est bien connu. Pour éviter des notes trop élevées, il faut donc être malin et éviter les lieux trop classiques.
A côté de la location de salles chez des professionnels, il peut être intéressant de faire un tour sur une plateforme comme iziParty.com, le Airbnb de l’événement qui propose à la location des lieux privés chez des particuliers. On y trouvera des lieux originaux et chaleureux, parfois très spacieux, à des prix souvent plus abordables.